БЕРЕЖЕМ И ХРАНИМ

Первостепенной целью любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве.
Не составляет исключение и городской архив дел личного состава Чирчика.

В настоящее время 127 фондов со сроком хранения 75 лет содержат 110 тысячи единиц хранения. Единица хранения - дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (может содержать до 350 страниц).

Кроме того, на данный момент в нашем хранении 75 фондов по личному составу ликвидировавшихся предприятий города, включающих около 55 тысяч дел.

Все это - социально значимые документы, в которых содержатся сведения о деятельности организации, о трудовом стаже, заработной плате работников учреждений, организаций, предприятий города. Имеются в них и другие сведения биографического характера - об образовании, квалификации и т. д.

Архив постоянно пополняет свои фонды документами учреждений и организаций Чирчика. За 2012 год принято на хранение более 700 дел. На архивное хранение документы поступают в обработанном в соответствии с архивными правилами виде. Чаще всего в организации или учреждении нет специалистов по архивному делу. Поэтому обработкой и подготовкой документов на хранение и их учетом, хранением занимаются наши архивные специалисты. В прошлом году ими было обработано и утверждено описей более чем на 500 дел. Это огромная работа. А ведут ее всего 4 человека.

Самая большая часть хранимых документов - по личному составу. Соответственно, большая часть работы связана с выдачей различного рода справок по запросам. При этом мы ищем документы, касающиеся каждого работника: приказы о приеме-перемещении-увольнении человека, сведения о заработной плате, награждениях и т. д.

В год исполняем по нескольку тысяч запросов граждан. Это очень много, учитывая, что этим занимаются всего несколько человек. Работа со справками сложная, не все с ней могут справиться. Документы ведь старые. Много рукописных, с помарками и исправлениями. Каждая справка - как детектив. Принимают человека на одно предприятие, увольняют с другого. Как он там оказался? Когда женщина находилась в декретном отпуске, ее вообще уволить не могли, при реорганизации просто передавали с одного предприятия на другое и могли нигде даже не написать "Считать работающей в…".

Особенно часто материалы требуются при выходе на пенсию: у одних надо уточнить данные о зарплате, у других - подтвердить записи в трудовой книжке, у третьих - печать "не такая", как надо.

Изменение трудовых актов и законов, касающихся имущественных прав или связанных с усилением социальных гарантий, активизирует поток обращений в архив. Сотрудниками только за 2012 год выдано более 1958 тысяч справок. В них люди просят уточнить трудовой и льготный стаж работы, дать справку по заработной плате в определенное время, о продолжительности отпуска и периода нетрудоспособности. Есть запросы о награждении ведомственными наградами для оформления звания "Ветеран труда".

Представляемые архивом справки помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы: пенсионного обеспечения, подготовки к государственной регистрации недвижимости, подтверждения прав собственности на земельные участки и прочее.

Сложность в работе архива создает то, что архивные документы за соответствующий период не всегда полностью сохранены, а заявления граждан порой не содержат полных и точных данных для наведения справок. К тому же есть такие организации, которые не сдают на хранение свои документы, по одной простой причине - мы хозрасчетная организация и за хранение документов надо платить. А ведь придет время и работающие на этих предприятиях люди не смогут получить подтверждение стажа, что отрицательно скажется на размере их пенсии.

Такое отношение к документам недопустимо. Руководителям частных предприятий и акционерных обществ надо думать не только о прибыли, но и о тех, кто ее зарабатывает.

С. УСМАНОВА, директор Чирчикского хозрасчетного архива дел личного состава.